Controlling und Finanzplanung

Mit Controlling und Finanzplanung zu höheren Umsätzen

Mangelnde Führung in der Organisation führte in dem mittelständischen Betrieb der Metallverarbeitung zu einem großen Chaos. Terminzusagen für Neuprodukte wurden aufgrund nicht termingerechter Lieferung von Werkzeugen und Vorrichtungen und mangelnder Planung bei der Materialbestellung nicht eingehalten. Deshalb vertraute kaum noch jemand der Fertigungsleitung und z.B. die Außendienstler regelten ihre Angelegenheiten selber mit den Fertigungsmeistern. Neben den Terminüberschreitungen führte dies zu einem weit überhöhten Kostenaufwand. In dieser Situation wurde ich beauftragt, Ruhe und Vertrauen in die Organisation zu bringen, sodass die Kosten gesenkt und Terminzusagen eingehalten werden konnten.

Mit Finanzplanung zum ErfolgKlarheit: Der erste Schritt war eine konsequente Bestandsaufnahme. Wer initiiert die Neuproduktaufnahmen (hier der Außendienst)? Wer entscheidet über die Aufnahme? Welche Kriterien gibt es, die über eine Aufnahme entscheiden? Welches Rohmaterial und welche Fertigungsschritte sind erforderlich und welche Werkzeuge und Vorrichtungen werden für das Neuprodukt gebraucht? Diese Bestandsaufnahme habe ich dokumentiert. Im Ergebnis zeigt sich, dass es weder klare Verantwortlichkeiten, Entscheidungskriterien und -prozesse noch ein funktionsfähiges Controlling gab.

Sicherheit: Zur Lösung dieser Fragen habe ich in der 2. Phase mehrere workshops gemeinsam mit den verantwortlichen Mitarbeitern durchgeführt. Die erste Frage, die Unmut bei den Außendienstmitarbeitern hervorrief, war, dass Sie sich für die vorgeschlagenen Produkte mit auf Mengen und Preise in ihrem Kundenkreis festlegen sollten. Ich konnte Sie jedoch dadurch überzeugen, dass hierdurch die Neuaufnahme unterstützt werden, da das Datenmaterial belastbarer wurde. Die Arbeitsvorbereitung ermittelte die Kosten einschl. der Investitionskosten für Werkzeuge und Vorrichtungen sowie die Lieferzeit. Ich habe verschiedene Investitionsrechenverfahren vorgestellt. Gemeinsam mit den Mitarbeitern habe ich die Amortisationsrechnung als verbindliches Rechenverfahren definiert, da es leicht verständlich, einfach zu handhaben und für diese Art der Investitionen geeignet ist. In den workshops haben wir dann verschiedene Amortisationszeiten mit seinen Auswirkungen auf die Finanzplanung getestet und anschließend die Entscheidungskriterien definiert. Somit war klar, welche Amortisationszeiten erfüllt sein mussten. Entscheidungen konnten jetzt schnell, effektiv und für jedermann nachvollziehbar getroffen werden. Für die Erstellung der Werkzeuge und Vorrichtungen wurde ein laufendes Controlling eingerichtet, sodass wöchentlich die angefallenen Kosten und Termine dokumentiert wurden. Somit wurden „Ausreißer“ frühzeitig erkannt. Korrekturmaßnahmen konnten kurzfristig eingeleitet werde. Diese Vorgehensweise brachte eine hohe Sicherheit in Bezug auf die Finanzplanung.

Perspektive: Im Ergebnis wurde die Anzahl der Neuproduktaufnahmen deutlich gesteigert. Die Kosten zur Erstellung der Werkzeuge und Vorrichtungen konnten um ca. 30% gesenkt werden. Die Termine wurden zu 90 % eingehalten. Die Organisation funktionierte jetzt effektiv und war Basis für eine nachhaltige Umsatzsteigerung. Die Finanzplanung lieferte nun zuverlässigere Ergebnisse.

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