In drei Schritten zu besseren Ergebnissen

Steigende Gemeinkosten – Begrenzte Möglichkeiten die Preise zu erhöhen. Diese Schere drückt nachhaltig auf das Ergebnis. So stellte sich die Situation in einem metallverarbeitenden Unternehmen in Leverkusen dar, zu dem ich als Unternehmensberater gerufen wurde.

  1. Schritt: Die Artikelstruktur

Im ersten Schritt habe ich mir die Artikelstruktur mit Hilfe der ABC-Analyse angeschaut. Hier zeigte sich eine deutliche Verschiebung von den sehr gängigen A-Artikeln hin zu den weniger gängigen C- Artikeln.

  1. Schritt: Das Kalkulationsverfahren

Das Unternehmen kalkulierte nach der klassischen Zuschlagskalkulation auf Vollkosten- und Teilkostenbasis. Folglich wurden die Kosten für die Artikel für kleine sowie große Mengen in der Kalkulation mit den gleichen Zuschlagssätzen berechnet.

Die Bearbeitung kleiner Mengen und Losgrößen verursacht aber in der Regel höhere Gemeinkosten als die Bearbeitung großer Mengen. Das war auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bekannt, kam jedoch durch den einheitlich verwendeten Zuschlag nicht zum Ausdruck.

Werden die Gemeinkosten auf der Basis Zuschläge in der Vollkostenrechnung ermittelt, so werden für ein Unternehmen oder eine Kostenstelle je nach Differenzierungsgrad ein oder mehrere Zuschlagssätze zur Berechnung der Gemeinkosten ermittelt. Dieser Zuschlagssatz wird dann auf eine Bezugsgröße zugeschlagen, z. B. auf die Einzelkosten (Materialkosten, Lohneinzelkosten, u.a.). Eine Differenzierung nach Auftragsgrößen findet nicht statt. Alle Auftragsgrößen werden mit dem gleichen Zuschlagssatz berechnet.

Im Gegensatz hierzu werden in der Prozesskostenrechnung die Prozesse Kostenstellenübergreifend betrachtet.

Ein Auftrag verursacht mehrere Aktivitäten in unterschiedlichen Abteilungen. Zum Beispiel wird bei einem Auftrag der Artikel ausgelagert, der Lieferschein wird geschrieben oder digital erfasst, die Ware wird versandt, die Rechnung wird verschickt, die Buchung wird erfasst und die Zahlung des Kunden wird verbucht. Es gab verschiedene Prozesse, die alle einzeln erfasst wurden.

Nun sind diese Prozesse zu bewerten. Die Aktivitäten in den einzelnen Abteilungen sind zu bewerten.

Dies zeige ich an einem Beispiel für die Abteilung Buchhaltung. Es werden zunächst die Gesamtkosten der Abteilung Buchhaltung ermittelt. Nehmen wir an, Sie betragen 10.000 €. Anschließend werden alle Aktivitäten der Abteilung Buchhaltung erfasst, also z. B. Buchungen erfassen, Stammdaten verwalten und andere. Die Kosten der Abteilung Buchhaltung werden prozentual auf die einzelnen Aktivitätengruppen verteilt. Nehmen wir an, die Buchungen machen 50 % der Gesamtaktivitäten der Abteilung aus. Dann kosten alle Buchungen in der Periode 5.000 €. Wenn in der Periode 2.500 Buchungen erfasst werden, kostet demnach eine Buchung 2 €. So wird für jede Aktivität ein Prozesskostensatz errechnet.

Zur Bewertung eines Auftrages werden diese Prozesskostensätze der einzelnen Kostenstellen zu einem Hauptkostenprozesssatz addiert. Diese Prozesskostensätze gelten unabhängig von der Größe des Auftrages. Um bei dem obigen Beispiel zu bleiben: Die Auslagerung kostet 51 €, die Erfassung des Lieferscheins 10 €, die Versendung der Ware 35 €, die Buchung und die Erfassung der Zahlung jeweils 2 €. Das sind in Summe für diesen Hauptprozess 100 €.

 

  1. Schritt: Neukalkulation der Kostenträger und Preisanpassung

In der Vollkostenrechnung wurde ein Gemeinkostenzuschlag in Höhe von 50 % errechnet. Für den Vergleich werden drei Auftragsgrößen herausgezogen. Die Kalkulation (theoretisches Zahlenbeispiel) zeigt folgendes Bild:

  Kleine Auftragsgröße Mittlere Auftragsgröße Große Auftragsgröße Summe
Einzelkosten   50 € 200 € 350 € 600 €
Zuschlagssatz 50% 25 € 100 € 175 € 300 €
Summe Selbstkosten 75 € 300 € 525 € 900 €

 

Wird die Prozesskostenrechnung angewendet ergibt sich folgendes Bild:

 

  Kleine Auftragsgröße Mittlere Auftragsgröße Große Auftragsgröße Summe
Einzelkosten   50 € 200 € 350 € 600 €
Zuschlagssatz 100 € 100 € 100 € 100 € 300 €
Summe Selbstkosten 150 € 300 € 450 € 900 €

 

Die Kalkulation zeigt nun ein anderes Bild der Selbstkosten. Die Selbstkosten für die mittlere Auftragsgröße bleiben in diesem Beispiel bei beiden Kalkulationsverfahren gleich, während die kleine und große Auftragsgröße doch deutlich in den kalkulierten Selbstkosten abweichen.

Die Prozesskostenrechnung kann so einer neuen Preis- und Konditionenpolitik angewendet werden.

In dem Unternehmen in Leverkusen konnten so durch eine neue Preis- und Konditionenpolitik die Erträge deutlich verbessert werden.