Großauftrag gewonnen, Unternehmen verloren?

Einen Großauftrag zu erhalten ist der Traum vieler Maschinenbauer, lastet er die Fertigung doch für eine lange Zeit aus, sichert i.d.R. das finanzielle Ergebnis und zu guter Letzt bekommt der Maschinenbauer noch eine gute Referenz.

Doch dieser Traum erfüllt sich nicht immer, wie folgender Beispielfall zeigt:

Unternehmer U hat ein Unternehmen und erwirtschaftet einen Umsatz pro Jahr in Höhe von 5 Mio. €. Aufgrund seiner sehr guten Kontakte zu einem großen Stahlwerk hat er die Möglichkeit, einen Großauftrag für eine Sondermaschine in der Blechbearbeitung für 1,5 Mio. € zu bekommen. Das Geschäft erscheint sehr lukrativ,  kann er doch mit einem einzigen Auftrag seine Fertigung für mehrere Monate vollständig auslasten.

Die Sache hat nur einen Haken. Das zu lösende technische Problem liegt zwar in dem speziellen Leistungsangebot des Unternehmens, ist aber in der Aufgabenstellung grundsätzlich neu und birgt erhebliche Risiken.

Unternehmer U traut sich trotzdem zu, das Problem zu lösen, erstellt eine Vorkalkulation für diesen Auftrag und macht auf dieser Basis ein Preisangebot.

U erhält den Auftrag zu einem Festpreis und muss von seinem ursprünglichen Angebot noch erhebliche Zugeständnisse für zusätzliche Leistungen und beim Preis machen. Immer wieder prüft er die Vorkalkulation, jedenfalls bleibt er überzeugt, auch zu den schlechteren Konditionen den Auftrag noch positiv abwickeln zu können.

Der Auftrag wurde für den Unternehmer U zu einem finanziellen Fiasko. Zu hoch waren die Belastungen von den vielen während der Herstellung auftretenden Problemen, die man „…ja alle so nicht voraussehen konnte.“

Diesen Fall habe ich ähnlich schon häufig in meiner beruflichen Praxis erlebt. Mit einer konsequenten und disziplinierten Vorgehensweise konnte ich dem wirkungsvoll entgegensteuern. Folgende Vorgehensweise hat sich bewährt:

  • Hohe Auftragssummen und große Geschäfte haben eine hohe Anziehungskraft, die dazu verführt, Risiken gar nicht erst zu sehen, bzw. sehen zu wollen.
  • Die Zerlegung eines Großauftrages in überschaubare Teilpakete erleichtert, diese hinsichtlich der benötigten Ressourcen (Materialverbrauch, Arbeitsstunden, Dienstleiter, Sonstiges) zu bewerten und Risiken transparent zu benennen.
  • Listen Sie alle Kosten und Risiken im Detail auf und bewerten Sie diese genau.
  • Definieren Sie den Leistungsumfang genau. Schließen Sie die Risiken möglichst aus oder preisen sie in einen möglichen Festpreis mit einem Sicherheitszuschlag mit ein.
  • Dokumentieren Sie jede einzelne Änderung, die der Auftraggeber zu vertreten hat, und lassen sich für jede einzelne Änderung vom Auftraggeber einen unterzeichneten Auftrag geben. So können Sie sich bei einer späteren Verrechnung auf diese vergebenen Aufträge berufen.